「서울대학교 연구시설·장비비 통합관리 기준」제정 기준 안내

□ 제정 사유

❍ 과학기술정보통신부 연구시설・장비비 통합관리 기준 제정 의무화에 따라 본교 관련 기준을 제정하고자 함

□ 주요 내용(※과학기술정보통신부 연구시설・장비비 내부운영 가이드라인 준용)

❍ (목적)「국가연구개발사업 연구개발비 사용 기준」에 따라 서울대학교 연구시설・장비비 통합관리에 관한 세부 사항을 정함을 명시(제1조)

❍ (적용범위)「국가연구개발혁신법」을 적용(제3조)

❍ (통합관리계정 설정 및 관리) 통합관리계정 설정 및 신규, 변경 신청, 계획서 계상 및 계정 적립한도에 관한 사항 (제4조・제5조)

❍ (통합 연구시설·장비비의 수입・지출・잔액) 통합 연구시설·장비비 이체기한 및 이체 신청, 지출 및 잔액관리에 관한 사항(제6조・제7조・제8조)

❍ (자체 점검) 통합 연구시설·장비비 사용용도의 적정성 자체점검에 관한 사항(제9조)

❍ (장비심의위원회의 역할 및 임무) 연구시설・장비비 통합관리제의 효율적 운영을 위한 사항(제10조)

□ 제정 기준 전문

서울대학교 연구시설·장비비 통합관리 기준

제정 2021. 5. 10.

제1조(목적) 이 기준은 「국가연구개발사업 연구개발비 사용 기준」에 따라 서울대학교 연구시설・장비비 통합관리에 관한 세부 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 기준에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. “통합 연구시설·장비비”란 국가연구시설・장비의 원활한 운영을 위하여 「국가연구개발혁신법」(이하 “혁신법”이라 한다)에 따라, 과제 종료 후에도 사용할 수 있도록 연구시설・장비비의 일부를 적립 및 통합관리하여 유지・보수 등에 사용할 수 있는 비용을 말한다.

2. “통합관리계정”이란 통합관리제 운영에 필요한 통합 연구시설・장비비를 적립하여 지속 사용하도록 연구개발기관에서 개설・관리하는 계정을 말한다.

3. “계정 책임자”란 적립된 통합 연구시설・장비비를 직접적으로 관리・사용하는 통합관리 단위별 계정의 책임자를 말한다.

4. “장비심의위원회”란 「서울대학교 산학협력단 연구물품 중앙관리 지침」에 따라 산학협력단장이 구성・운영하는 위원회를 말한다.

5. 그 외 용어의 정의는 「서울대학교 연구비 관리 규정」에서 정하는 바에 따른다.

제3조(적용범위) 이 기준은 혁신법을 적용하고 지원기관의 승인을 받은 국가연구개발사업 재원의 통합 연구시설・장비비에 적용한다. 다만, 지원기관의 규정이나 지침에서 별도로 정하는 경우에는 그에 따른다.

제4조(통합관리계정의 설정 및 관리)  ① 통합관리계정은 연구책임자, 공동활용시설, 연구개발기관 단위로 설정할 수 있으며, 단위별 계정책임자는 1인으로 다음 각 호에서 정하는 바에 따른다. 다만, 공동활용시설 단위 계정책임자를 달리 정하고자 하는 관리기관의 요청이 있을 경우 산학협력단장은 장비심의위원회 등을 통해 이를 결정할 수 있다.

1. 연구책임자 단위 계정책임자: 연구책임자

2. 공동활용시설 단위 계정책임자: 관리기관장

3. 연구개발기관 단위 계정책임자: 산학협력단장

② 제1항 제1호 계정책임자는 별지 제1호 서식, 제1항 제2호 계정책임자는 별지 제2호 서식의 연구시설・장비비 통합관리계정 신규 신청서를 산학협력단장에게 제출하고, 산학협력단장은 필요한 경우에 적립금액의 적절성과 연구시설・장비 운영현황을 검토하여 적립할 통합관리계정의 단위를 조정할 수 있다.

③ 제1항 제2호의 관리기관장이 변경되는 경우, 해당 관리기관은 별지 제4호 서식의 공동활용시설계정 책임자 변경신청서를 산학협력단장에게 제출하여야 한다.

④ 산학협력단장은 통합관리계정을 등록하고 연구시설・장비비의 수입・지출・잔액에 관한 사항을 관리할 수 있도록 전산시스템(이하 ‘연구행정통합관리시스템’이라 한다)을 구축하여 운영하여야 한다.

제5조(통합 연구시설·장비비의 계상과 적립) ① 연구책임자는 연구개발비 중 수정직접비의 10% 이내에서 통합 연구시설・장비비 계상액을 결정하고, 그에 따른 계상액을 통합관리계정에 적립할 수 있다. 다만, 다음 각 호의 경우에는 별도의 요건을 충족한 경우에만 적립할 수 있다.

1. 국가연구개발사업: 지원기관의 승인(협약 등)을 받은 경우

2. 연구개발기관 기본사업: 최초 연구개발계획서상 계상액에 대해 장비심의위원회의 승인을 받은 경우

② 통합관리계정의 적립한도는 연구책임자 단위는 3억 원, 공동활용시설 단위는 7억 원, 연구개발기관 단위는 10억 원을 초과할 수 없다.

③ 협약 시 계상된 통합 연구시설・장비비는 협약 이후 증액 또는 감액할 수 없다. 다만, 다년도 연구과제의 경우 첫해를 제외한 다음 연도부터의 연구시설・장비비에 대하여 해당연도 연구개발비 지급 전, 전문기관과의 협의를 통해 협약을 변경하여 해당연도 통합 연구시설・장비비 지급한도 내에서 증액 또는 감액할 수 있다.

④ 제2항에 따른 통합관리계정의 한도를 증액하고자 하는 계정책임자는 별지 제5호 또는 별지 제6호 서식의 연구시설・장비비 통합관리계정 한도증액 신청서를 작성하여 산학협력단장에게 제출하고, 산학협력단장은 공문으로 과학기술정보통신부장관의 승인을 받아야 한다.

제6조(통합 연구시설·장비비의 이체) ① 연구책임자는 지원기관으로부터 연구개발비를 지급받은 경우 연구개발계획서에 계상된 통합 연구시설․장비비를 30일 이내에 통합관리계정으로 이체하여야 한다.

② 연구개발비가 분할 지급되는 경우 통합 연구시설・장비비를 분할 이체 할 수 있으며, 최초 분할금액은 최초로 연구개발비를 지급받은 후 30일 이내에 이체하여야 하고, 전체 통합 연구시설・장비비는 협약종료일(다년도 협약과제의 경우 해당연도 협약종료일)로부터 30일 이내에 이체 완료하여야 한다.

③ 제1항 및 제2항에 따른 통합 연구시설・장비비를 이체하고자 하는 경우 별지 제3호 서식의 통합 연구시설・장비비 이체 신청서를 산학협력단장에게 제출하여야 한다.

제7조(통합 연구시설·장비비의 사용) ① 통합 연구시설・장비비는 다음 각 호의 장비에 대하여 사용할 수 있다.

1. 국가연구개발사업으로 구축된 연구시설‧장비 중에서 국가연구시설・장비종합정보시스템(ZEUS)에 등록된 연구시설・장비

2. 국가연구개발사업 외의 재원으로 구축된 후 국가연구개발사업의 수행에 직접적으로 활용되는 연구시설・장비 중에서 국가연구시설・장비종합정보시스템(ZEUS)에 등록된 연구시설・장비

② 통합 연구시설・장비비는 다음 각 호의 용도로 사용할 수 있다.

1. 연구시설・장비의 유지・보수

2. 연구시설・장비의 임차・사용대차(기존 국가연구개발과제 수행 시 체결한 임차・사용대차 계약을 연장하는 경우에만 사용 가능하며, 계약 이후 소유권이 이전되는 경우는 사용할 수 없다.)

3. 연구시설・장비의 기관 간 양도 및 기관 내 공동활용시설로 재배치하는 이전・설치

③ 제1항 제2호에 해당하는 연구시설・장비에 대하여 통합 연구시설・장비비를 사용하고자 할 경우 제4조 제1항 제1호 및 제2호 계정책임자는 해당 연구시설・장비의 국가연구시설・장비종합정보시스템(ZEUS) 등록 여부, 과제계획서에 해당 연구시설・장비를 활용 대상 장비로 명시하였는지 여부를 확인한 후, 관련 증빙을 첨부하여 산학협력단장에게 제출하도록 하며, 산학협력단장은 국가연구시설・장비종합정보시스템(ZEUS)에 신청・승인을 받아 산학협력단 통합 연구시설・장비비 사용 대상 장비 리스트로 추가하여야 한다.

④ 통합관리계정에서 발생한 이자는 통합관리계정에 적립하여 관리하며, 제1항 각호에 따른 연구시설・장비에 대하여 제2항 각호에 따른 용도로 사용할 수 있다.

제8조(통합 연구시설·장비비의 지출) ① 통합 연구시설・장비비를 사용하고자 하는 사용자는 별지 제8호 서식의 통합 연구시설・장비비 청구서를 작성하여 계정책임자에게 제출하며, 계정책임자는 통합관리계정별 예산 범위 내에서 연구시설・장비비의 청구 내역을 연구행정통합관리시스템에 등록하고 위 통합 연구시설‧장비비 청구서를 첨부하여 산학협력단장에게 지출 신청하여야 한다.

② 사용예정금액이 「서울대학교 산학협력단 연구물품 중앙관리 지침」 등에서 정하는 중앙구매 기준에 해당할 경우 별지 제7호 서식의 통합 연구시설・장비비 중앙구매 신청서를 사전에 산학협력단장에게 제출하여 중앙구매 승인을 얻은 후 지출 신청을 하여야 한다.

③ 산학협력단장은 제7조 제2항 각 호의 해당하는 용도로 사용되었음을 확인할 수 있는 증빙 및 기타 지출에 필요한 증빙을 검토하여 통합관리계정에서 연구시설・장비비를 지출하여야 한다.

제9조(자체점검)  ① 국가연구개발과제의 연구책임자는 「국가연구개발사업 연구개발비 사용 기준」(이하 “연구개발비 사용 기준”이라 한다) 제73조에 따라 협약기간 종료 후 연구개발비 사용실적 보고 시, 통합 연구시설・장비비의 통합관리계정 이체 결과를 제출하여야 한다.

② 산학협력단장은 연구개발비 사용 기준에 따라 통합 연구시설・장비비가 적정하게 관리되었는지 등에 대하여 연 1회 이상 자체점검을 실시하고, 자체점검 결과 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 이를 장비심의위원회에 보고 후 과학기술정보통신부장관에게 보고하여야 한다.

1. 자체점검 연도를 기준으로 전년도 1월 1일부터 12월 31일까지의 기간(이하 “점검대상기간”이라 한다) 중 통합 연구시설・장비비를 제7조 제2항 각 호 외의 용도로 지출한 경우

2. 점검대상기간 중 최초로 연구개발과제 협약 체결 시에 통합관리 계정에 적립하기로 결정한 금액과 다르게 해당 통합관리계정에 적립하였거나 연구시설・장비비 통합관리기관 내 다른 계정으로 이체 또는 대체 한 경우

3. 점검대상기간 중 통합관리계정별 적립한도를 초과하여 적립한 경우

4. 점검대상기간 중 통합관리 대상이 아닌 연구개발비를 통합관리한 경우

③ 산학협력단장은 자체점검에 필요한 자료를 제4조 제1항 제1호 및 제2호 계정책임자에게 요청할 수 있으며, 위 계정책임자는 이를 성실히 제출하여야 한다.

제10조(장비심의위원회의 역할 및 임무) 산학협력단장은 효율적 연구시설・장비비 통합관리제의 효율적 운영을 위해 필요한 경우 장비심의위원회를 통하여 다음 각 호의 사항을 결정할 수 있다.

1. 통합관리계정의 관리에 관한 사항

2. 다른 사업 수입 등의 연구시설・장비비 통합관리에 관한 사항

3. 기타 산학협력단장이 필요하다고 판단하여 요청하는 사항

제11조(관계서류의 보관) 계좌이체 결과 등 통합 연구시설・장비비의 증빙자료는 「서울대학교 연구비 관리 규정」에 따라 관리하되, 증빙자료가 생성된 날이 속하는 해의 다음 연도 1월 1일부터 5년간 보존하여야 한다.

제12조(기타) 이 기준에서 정하지 않은 사항은 연구개발비 사용 기준과 「서울대학교 산학협력단 연구물품 중앙관리 지침」등에 따르며, 그 외 필요한 사항은 산학협력단장이 따로 정할 수 있다.

부칙(2021. 5. 10.)

제1조(시행일) 이 기준은 공포한 날 부터 시행한다.

제2조(일반적 적용례) 이 기준은 시행 이후 협약하는 과제부터 적용한다.

제3조(경과조치) 이 기준 시행 당시 종전의 「연구시설·장비비 통합관리제 관리지침」에 따라 행한 교육부 기초과학연구역량강화사업의 연구시설・장비비 통합관리제는 이 기준에 따라 행한 것으로 본다.

[별지 제1호 서식]

연구시설ㆍ장비비 통합관리계정 신규 신청서

통합관리계정	연구책임자 계정
관리기관명
계정책임자
계정책임자 연락처		계정책임자 E-Mail
기관담당자명		기관담당자 연락처
위 본인은 국가연구개발사업을 수행하는 연구책임자로서 연구시설・장비비 통합관리제도의 내용을 이해하였으며, 상기와 같이 통합관리 계정 설정을 신청합니다. ◆ 제출서류: 통합관리비(연구시설・장비비) 예산 내역 1부. 년 월 일 계정책임자: (인) 관리기관장: (인) 서울대학교 산학협력단장 귀하

[별지 제2호 서식]

연구시설ㆍ장비비 통합관리계정 신규 신청서

통합관리계정	공동활용시설(관리기관)계정
관리기관명
계정책임자
계정책임자 연락처		계정책임자 E-Mail
기관담당자명		기관담당자 연락처
위 본인은 국가연구개발사업을 수행하는 연구책임자로서 연구시설・장비비 통합관리제도의 내용을 이해하였으며, 상기와 같이 통합관리 계정 설정을 신청합니다. ◆ 제출서류: 통합관리비(연구시설・장비비) 예산 내역 1부. ※ 특정사업(기초과학연구역량강화사업)의 경우 공동활용시설단위 계정 운영이 필수 조건이므로, 해당 사업을 수행중인 관리기관은 공동활용시설단위 계정을 신청하시기 바랍니다. 년 월 일 계정책임자: (인) 관리기관장: (인) 서울대학교 산학협력단장 귀하

※ 공동활용시설단위 계정신청은 관리기관장이 바로 신청 가능하며, 해당 공동활용시설단위 계정에 통합관리비를 적립하고 사용할 국가연구개발사업 수행 연구책임자 수요가 있을 경우 계정설정 신청 가능

[별지 제3호서식]

통합 연구시설ㆍ장비비 이체(적립) 신청서

SRnD 과제번호		관리기관/ 연구책임자
연구과제명		지원기관

□ 이체(적립) 신청 내역(분할하여 이체(적립)하고자 하는 경우 각각 작성)

이체신청금액(원)
계정구분	계정번호	계정책임자	이체비율(%)	적립금액(원)
연구책임자계정
공동활용시설계정
합 계
상기와 같이 연구과제 수행과 관련하여 연구시설・장비비를 통합관리계정으로 이체(적립)을 신청합니다. 년 월 일 연구책임자: (인) 계정책임자: (인) 서울대학교 산학협력단장 귀하

[별지 제4호서식]

공동활용시설계정 책임자 변경 신청서

통합관리계정 단위	공동활용시설 단위
관리기관명
계정번호
계정책임자명	변경 전
	변경 후
계정책임자 변경사유	공동활용시설 관리기관장 변경등 사유 명시
(변경 후) 계정책임자 연락처			(변경 후) 계정책임자 E-Mail
기관담당자명			기관담당자연락처
위 본인은 연구시설・장비비 통합관리제도의 내용을 이해하였으며, 상기와 같이 공동활용시설단위 계정책임자 변경을 신청합니다. ◆ 제출서류: 계정책임자 변경 관련 증빙 서류(임용 공문 등) 1부 년 월 일 관리기관장: (인) 서울대학교 산학협력단장 귀하

[별지 제5호서식]

연구시설ㆍ장비비 통합관리계정 한도증액 신청서

통합관리계정	연구책임자 계정
관리기관명
계정번호		계정책임자
한도증액	변경 전	억 원
	변경 후	억 원
한도증액 요청사유
계정책임자 연락처		계정책임자 E-Mail
기관담당자성명		기관담당자연락처
위 본인은 연구시설・장비비 통합관리 제도의 내용을 이해하였으며, 상기와 같이 통합관리계정에 대한 한도증액을 신청합니다. ◆ 제출서류: 신청한 연구시설・장비비 통합관리계정의 최근 3년간 적립･사용 내역 년 월 일 계정책임자: (인) 관리기관장: (인) 서울대학교 산학협력단장 귀하

[별지 제6호서식]

연구시설ㆍ장비비 통합관리계정 한도증액 신청서

통합관리계정	공동활용시설 계정
관리기관명
계정번호		계정책임자
한도증액	변경 전	억 원
	변경 후	억 원
한도증액 요청사유
계정책임자 연락처		계정책임자 E-Mail
기관담당자성명		기관담당자연락처
위 본인은 연구시설·장비비 통합관리제도의 내용을 이해하였으며, 상기와 같이 통합관리계정에 대한 한도증액을 신청합니다. ◆ 제출서류: 신청한 연구시설·장비비통합관리계정의 최근 3년간 적립･사용 내역 년 월 일 계정책임자: (인) 관리기관장: (인) 서울대학교 산학협력단장 귀하

[별지 제7호서식]

통합연구시설ㆍ장비비 중앙구매 신청서

계정번호		계정책임자
관리기관		국가연구시설·장비명
국가연구시설·장비 등록 번호(NFEC번호)		국가연구시설·장비 보유기관명
구축사업 재원	□ 국가연구개발사업 □ 국가연구개발사업 외	연구과제 세부사업명

□ 구매 방법 구분

신청금액(원)
구매방법	□ 견적구매 □ 수의계약 □ 공개입찰
사용용도	□ 유지/보수 □ 임차/사용 □ 이전/설치
상기와 같이 통합 연구시설·장비비 사용을 위해 중앙구매 신청서를 제출합니다. 년 월 일 ◆ 제출서류: 규격서(또는 과업지시서) 1부, 견적서 2부, 국가연구개발사업 계상 증빙 1부, 기타 증빙 서류(수의계약 사유 및 증빙 등) 사 용 자: (인) 계정책임자: (인) 서울대학교 산학협력단장 귀하

[별지 제8호서식]

통합 연구시설․장비비 청구서

ㅇ 계정 정보

계정단위		관리기관
계정번호		계정책임자

ㅇ 사용신청내역

번호	사용일자	국가연구시설·장비 등록번호(NFEC번호)	장비명	사용용도	신청금액(원)	사용자	사용자서명
1
2
3
합 계						-

ㅇ 사용용도 준수여부 (사용목적 중 택1)

사용용도	세부용도	사용 목적	해당여부
유지·보수비	수선유지비	운영시설장비의 고장수리, 정비 등에 소요되는 비용인가?	Y / N
	시설장비 유지비	운영시설장비를 이상 없이 유지시키기 위한 점검 등의 비용인가?	Y / N
	부품교체비	수명을 초과하거나 본래의 기능을 상실한 장비부품의 교체비용 등의 비용인가?	Y / N
	시설교체비	수명을 초과하거나 본래의 기능을 상실한 시설물의 교체비용 등의 비용인가?	Y / N
임차·사용비	임차·사용비	성능의 유지를 위해 지속적인 관리가 필요하여 기존 R&D 과제에서 임차·사용한 연구시설·장비의 계약을 연장하는 경우인가?	Y / N
이전·설치비	이전·설치비	연구시설·장비의 기관 간 양도 및 기관 내 공동활용시설로 재배치하는 이전과 설치에 소요되는 비용인가?	Y / N

※ 소요경비지급에 필요한 증빙 서류 필히 첨부하여 제출 할 것

계정책임자:          (인)

■ 국가연구개발사업 연구개발비 사용 기준 [별지 제9호서식] <제정 2021. 1. 1.>

(참고 서식) 연구시설ㆍ장비비통합관리계정 적립한도 증액 신청서

신청기관	기관명	서울대학교산학협력단
	대표자
신청계정	계정단위	□ 연구개발기관 단위 □ 공동활용시설 단위 □ 연구책임자 단위
	계정번호	기관에서 관리 중인 계정번호 기재
	계정책임자	계정 책임자 성명 기재
증액 요청 적립한도	(기존) 00억 원 → (증액) 00억 원 요청하는 증액 한도 기재 (최초 계정단위별 적립한도 내에서 1억 원 단위로 신청 가능)
한도 증액 요청 사유
실무연락 책임자	부서명		직 위
	성 명		연락처
	FAX		E-Mail
우리 기관은 「국가연구개발사업 연구개발비 사용기준」 제96조제1항에 따라 상기 연구시설･장비비통합관리계정 적립한도의 증액을 신청합니다. ※ 제출서류 : 신청 계정의 연구시설･장비비 통합관리비 적립･사용 내역 1부. 년 월 일 연구개발기관장: (직인) 과학기술정보통신부장관 귀하
210mm×297mm[백상지 80g/㎡]