서울대학교 산학협력단 연구물품 중앙관리 지침 개정(안)

개정일 : 2010. 06.

제 1 장 총 칙

제1조(목적) 이 지침은 서울대학교 산학협력단(이하 ‘산단’이라 한다)의 산단회계로 구매하는 물품의 구매요청, 구매방법 및 절차, 계약, 검수 등에 관한 기본적인 사항을 정하는 것을 목적으로 한다.

제2조(적용범위) 이 지침은 산단회계로 구매하는 연구물품(이하 ‘물품’이라 한다)에 대하여 적용하며, 지원기관에서 정한 별도의 지침이 있는 경우에는 그 지침을 따른다.

제3조(용어의 정의) ①이 지침에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. ‘물품’이라 함은 국내에서 생산 또는 공급되는 내자물품과, 국내에서 생산 또는 공급되는 않은 외자물품을 말한다.

2. ‘비소모품’이라 함은 장기간 사용할 수 있는 기기․장비와 부수기자재 등으로 연구비 지원기관에서 연구비 계상기준으로 정의한 비소모성 물품을 말한다.

3. ‘소모품’이라 함은 각종 재료 및 시약, 소모성 부품 등으로 연구비 지원기관에서 연구비 계상기준으로 정의한 소모성 물품을 말한다.

4. ‘연구비 관리기관’(이하 ‘관리기관’이라 한다)이라 함은 서울대학교 단과대학(원) 또는 연구소 중 연구비를 관리하는 기관을 말한다.

제4조(관리부서) 연구비로 구매하는 모든 물품은 산단장이 지정하는 별도의 부서에서 관리한다.

제 2 장 구매 및 계약절차

제5조(구매요청) 연구책임자는 소정의 양식에 품명, 규격, 수량, 용도를 명기하고, 필요시 시방서, 카달로그, 도면, 견본 및 기타 참고자료를 첨부하여 관리기관에 물품 구매를 요청한다.

제6조(구매절차 및 계약) ①2천만원 미만인 경우 '서울대학교 연구물품 중앙구매 시스템(이하 ‘P-System’이라 한다)을 이용하여 구매함을 원칙으로 하되, 다음의 절차를 따른다.

1. 구입단가가 2,000만원 미만인 물품의 경우 연구책임자 또는 관리기관장이 P-System을 이용하여 산단장이 발급한 중앙구매카드로 결재하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 연구수행 상 긴급하게 구매가 이루어져야 하는 등 타당한 사유가 있는 50만원 미만의 물품에 대해서는 연구비 법인카드를 이용하여 연구책임자가 직접 구매할 수 있다.

2. 연구책임자는 P-System에서 물품을 인수 시 반드시 관리기관을 경유하여 산단 주관으로 중앙검수를 한 후 OSOS를 이용하여 대금을 청구하도록 한다.

②2천만원 이상 물품(간접비로 구매하는 물품 포함)의 구매절차는 공개입찰을 원칙으로 하되, 다음의 절차를 따른다.

1. 내자물품의 경우 조달청 나라장터 전자입찰을 통하여 구매함을 원칙으로 한다.

2. 외자물품의 경우 조달청 나라장터 전자입찰 대행을 통한 구매를 원칙으로 하되, 구입단가가 4만불 이하의 물품은 구매요청 2개월 이전에 입찰을 의뢰하고, 구입단가가 4만불 이상의 물품은 구매요청 3개월 이전에 입찰을 의뢰하여야 한다.

3. 산단은 연구책임자가 의뢰한 입찰 관련 서류 및 공개입찰을 통한 낙찰보고서를 근거로 산단장 명의로 계약을 체결한다.

③연구책임자는 공급업체로부터 물품을 인수 시 관리기관을 통하여 산단에 통보하고, 산단은 구매한 물품을 발주 내용과의 일치 여부를 확인하여 검수한다. 단, 구입단가가 3,000만원 이상인 장비 또는 3,000만원 미만이더라도 공동활용이 가능한 장비는 산단 주관으로 국가과학기술지식정보서비스(이하‘NTIS’)에 등록함을 원칙으로 하며, 연구책임자는 검수완료 후 관련양식을 참고하여 장비의 정보, 설치위치 등을 산단으로 통보한다.

④검수가 완료된 물품에 대해 연구책임자는 OSOS를 통하여 대금을 청구하고, 산단은 OSOS를 통하여 대금을 지급한다.

⑤연구비로 구매하는 물품 중 연구기자재는 연구종료 2개월 전까지 구매절차를 완료하여야 하여야 하며, 부득이 연구종료 2개월 전까지 구매가 불가능한 경우 지원기관의 구매승인 공문을 첨부한 경우에는 예외로 할 수 있다.

⑥당초 연구계획서상 기재되어 있지 않는 연구기자재를 구매할 경우에는 지원기관이 승인한 공문을 첨부하여야 하며, 당초계획에 포함되지 않아도 지원기관의 규정에 가능하도록 되어 있으면 예외로 할 수 있다.

제7조(자산관리) ①연구비로 구매한 비소모성 물품 중 구입단가가 50만원 이상인 것과 50만원 미만이더라도 산단의 자산으로 관리되어야 하는 경우 대금청구 후 관리기관은 반드시 OSOS에 자산등록을 하여야 한다.

②도난, 망실 또는 파손이 연구책임자(또는 연구참여자)의 과실에 의한 경우에는 그와 동일하거나, 동등 이상의 물품으로 변상하여야 하며, 연구책임자는 연구비로 취득한 물품을 산단장의 승인을 얻지 아니하고는 외부에 양도, 매각 또는 대여할 수 없다.

③산단은 별도 계획에 따라 자산에 대한 재물조사를 실시할 수 있으며, 재물조사 실시일 10일 이전에 관리기관에 통보하여야 한다. 단, 연구기간 동안 외부에서 활용 중인 연구기자재의 경우에는 연구책임자와 공동연구자의 서명 날인한 외부기관의 확인서 및 설치 사진 등의 증명으로 재물조사를 대체할 수 있다.

④제1항 내지 제3항에 별도로 정하지 아니한 사항에 대하여는 물품관리법을 준용할 수 있다.

제8조(수의계약) 제6조 제2항에 의거 공개입찰로 물품구매가 어려울 경우 ‘국가를당사자로하는계약에관한법률시행령’ 등 관련규정에 의거 전자입찰로 수의계약을 할 수 있으나, 그 근거가 되는 서류와 해당 물품의 수의계약 사유서(별지 제1호)를 첨부하여야 한다.

제9조(물품이관) ①물품은 산단 재산으로 귀속함을 원칙으로 하되, 공동연구자 소속 기관에서 연구를 하게 됨에 따라 부득이 공동연구자 소속기관에 물품관리를 이관 하여야 하는 경우에는 물품구입 후 관련 절차에 따라 해당기관에 물품관리를 이관할 수 있다.

②제1항에 의거 물품관리를 이관할 경우는 다음 각호의 절차를 따른다.

1. 연구책임자는 소속 관리기관에 물품관리 이관합의서(별지 제2호) 및 물품인계․인수증(별지 제3호)을 작성하여 공동연구자 소속기관으로의 연구 물품관리 이관을 요청한다.

2. 관리기관은 공문(별지 제4호)으로 산단에 물품관리 이관을 재요청을 하고, 산단은 공동연구원 소속 기관에 물품관리를 이관한다.

제10조(기증 물품의 귀속) 연구과제 수행 중 연구비 지원기관(참여기업 포함) 또는 외부로부터 기증된 물품이 있는 경우의 귀속 절차는 연구책임자가 반입과 동시에 ‘기증물품보고서’(별지 제5호)를 작성하여 관리기관에 제출하고, 관리기관에서는 산단에 기증요청 공문과 ‘기증물품보고서’ 원본을 제출함과 동시에 제7조에 의한 자산관리가 될 수 있도록 OSOS에 자산등재 하여야 하며, 기증에 따른 세금은 해당 연구책임자의 연구비에서 충당하도록 한다.

제11조(계약의 성립) ①계약을 체결하고자 할 때에는 물품구매표준계약서(별지 제6호)에 의거 계약의 목적, 계약금액, 이행기간, 계약보증금, 계약해제, 지체상금, 설치장소, 하자보수, 기타 필요한 사항 등 일반조건을 세부적으로 명시하여 계약서를 작성하고, 산단과 업체간 쌍방이 기명날인 하도록 한다.

②낙찰자가 낙찰일로부터 7일 이내에 계약을 체결하지 아니하거나 타인에게 도급 또는 대행하게 할 경우에는 낙찰권을 무효로 한다. 다만, 귀책사유가 산단에 있을 경우에는 그러하지 아니할 수 있다.

제12조(계약보증금 및 지체상금) ①계약상대자에게는 소정의 계약보증금을 납부하게 하도록 하되, 계약보증금은 계약금액의 10/100 이상에 해당되는 현금, 자기앞 수표, 이행보증보험증권 등으로 납부하여야 한다.

②제1항에 의한 계약보증금 ‘국가를당사자로하는계약에관한법률시행령’ 제50조 제6항에 해당되는 경우에는 면제할 수 있다.

③계약보증금 납부시 보증기간의 초일은 계약기간 개시일로 하고, 보증기간의 만료일은 계약기간의 종료일 이후로 한다.

④계약상대자가 계약상의 의무를 지체한때에는 기획재정부령이 정하는 율과 지체일수를 곱한 금액을 지체상금으로 부과한다.

제13조(계약보증금의 수납 및 반환) ①산단은 계약보증금을 수납하였을 때에는 납부자에게 계약보증금 영수증을 교부하여야 한다.

②납부된 보증금이 보증의 목적을 달성하였다고 인정할 때는 산단은 계약보증금을 납부자에게 반환하도록 하여야 한다.

제14조(계약보증금의 산단 귀속) 계약상대자가 계약을 불이행할 경우 계약보증금을 산단에 귀속시킨다.

제15조(하자보증금) ①구매계약에 있어서 하자담보가 필요하다고 인정될 때에는 계약금액의 5/100이상의 하자보증금을 받을 수 있다.

②하자보수보증금 부과 시 하자보수보증기간 초일은 목적물을 인수한 날과 물품 검수를 완료한 날 중에서 먼저 도래한 날로 하고, 보증기간의 만료일은 하자담보책임기간 종료일 이후로 한다.

③하자담보 책임기간은 계약납품일로부터 1년 이내로 하며, 특수한 경우에는 이를 조정할 수 있다.

제 3 장 검수절차

제16조(검수절차 및 입회) ①관리기관 구매담당자는 발주와 동시에 납품확인서, 카탈로그 등 그 관련 부속서류를 산단 구매담당자에게 문서 또는 이메일로 송부한다.

②검수자는 송부된 서류와 납품한 물품을 대조하여 발주 내용과의 일치여부를 확인하되, 필요 시 연구책임자에게 입회 요청을 할 수 있다.

③검수자는 이상 없이 검수가 끝난 물품에 대하여는 검수조서(별지 제7호)에 서명날인 함으로써 검수업무를 종결한다.

④검수자는 검수한 사항에 대하여 책임을 지며, 입회자가 입회하여 검수한 때에는 입회자와 검수자가 공동으로 책임을 진다.

⑤구매나 증여에 의하여 산단에 귀속되는 자산은 검수를 하지 아니하고서는 이를 사용할 수 없다. 다만, 부득이한 경우에는 사전에 검수자의 승인을 받아 사용하고, 사후에 검수를 받을 수 있다.

〈별지 제1호〉

< 서울대학교 산학협력단 >

수의계약 사유서(내자구매)

과제번호
연구과제명
수의계약 내용
업체명		업체연락처
물품명		(모델명 및 규격)
주 소
상세히 기재하여 주십시오 1. 사유 2. 관련 법규

위와 같이 수의계약을 요청하오니 처리하여 주시기 바랍니다.

20  년      월      일

연구책임자:               (인)

관리기관장:               (인)

산학협력단장  귀하

수의계약 사유서(외자구매)

과제번호
연구과제명
계약대상자 주소
국내대리점(회사명)				전화/Fax
주 소
공급자(회사명)				전화/Fax
주 소
제작자(회사명)				전화/Fax
주 소
상세히 기재하여 주십시오 1. 사유 2. 관련 법규 3. 기 보유장비 현황
장비명		구입년도	보유대수			조달청계약번호

위와 같이 수의계약을 요청하오니 처리하여 주시기 바랍니다.

20  년      월      일

연구책임자:               (인)

관리기관장:               (인)

산학협력단장  귀하

〈별지 제2호〉

물품이관합의서

물품 이관을 하고자 하는 기관
①소속	서울대학교	②소관기관명						③회계명	산학협력단회계
④정부물품 목록번호	⑤품 명	⑥규 격		⑦단위		⑧수량	⑨금 액	⑩물품의 상태	⑪비 고
⑫물품 이관의 조건
⑬물품 이관을 필요로 하는 사유
20 . . . 분임 물품관리관 직 서울대학교 대학장 성명 (인)
물품 이관을 받고자 하는 기관
①소속		②소관기관명						③회계명
④물품 이관 받은 후		⑤물품의 분류
		⑥물품의 용도
20 . . . 분임 물품관리관 직 ○○대학교 ○○대학장 성명 (인)

〈별지 제3호〉

물품인계․인수증

정부물품 목록번호 (16자리)	품명	규격	단위	수량	금 액	물품상태	취득일	비고
합계

상기 물품을 인계․인수함

20  .   .   .

인계자 : 분임 물품관리관  직 ○○대학 ○○대학장  성명      (인)

인수자 : 분임 물품관리관  직 ○○대학 ○○대학장  성명      (인)

〈별지 제4호〉 연구 물품 이관 요청 공문 예시

“겨레와 함께 미래로”
	○○대학
수신자	서울대학교 산학협력단장
(경유)
제목	연구물품 이관 요청

1. 관련 :

2. 우리 ○○대학 ○○○학부 ○○○교수의 연구비로 구입한 아래 물품에 대하여 연구사업 진행 및 ○○○의 이유로 ○○대학교(○○○교수)로 연구물품 이관을 하고자 하오니 처리하여 주시기 바랍니다.

-  아   래  -

품명	정부물품 목록번호 (16자리)	규격	수량	단위	단가	금액	사용장소	비고

끝.

								서울대학교 ○○대학장
★행정주사											행정실장										부학장										학장
협조자
시행			OO대학행정실-@N										(						)		접수												(					)
우	151-742					서울특별시 관악구 신림9동 관악로 599																/			http://it4u.snu.ac.kr
전화		(02)							/전송			(02)					/														/	공개

〈별지 제5호〉

기  증  물  품  보  고  서

연구과제명									지원기관
기 증 자						기 증 목 적 (세부사업명)
수 증 자 (연구책임자)	대학			학부(과)										성명
연구비	원				연구기간
설 치 장 소	년 월 일		보고자 연락처						전화							팩스
수 증 일 시	년 월 일						수 증 물 품 수

기 증 물 품 목 록

정부물품목록번호 (16자리)	등록일	품 명	규격및 모 델	제 조 일련번호	단위	수량	금액(원)	취득일및 검수일	제조국및 제조회사	비고
1) 지원기관의 현물출자(물품)의 경우에 한하여 사용함 2) 단과대학 행정실은 기증물품보고서 접수 후 산학협력단에 제출하고, 본교 비품으로 등재한 후 관리한다.

[붙임 : 품목별 규격서 또는 이에 준하는 서류]

위와 같이 기증 물품을 인수하였기에 보고합니다.

20   년    월    일

연구책임자 :               (인)

대학장 귀하

위 물품은 본 대학에 기부 채납되었음을 확인합니다.

20   년    월    일

담당자 :                   (인)

확인자 :            대학장 (인)

서울대학교 산학협력단 귀하

〈별지 제6호〉

물품구매표준계약서							계약번호 제 호
							공고번호 제 호
계약자		발 주 처	서울대학교 산학협력단
		계 약 상 대 자	상호또는법인명칭 :						전화번호 :
			사업자등록번호 : 주 소 :
			대표자 :				법인등록번호 :
계약내용		물 품 명
		계 약 금 액	금 원정(￦ )
		총 제 조 부 기 금 액	금 원정(￦ )
		계 약 보 증 금	금 원정(￦ )
		지 체 상 금 율	%
		물가변동계약금액조정방법
		납 품 일 자
		납 품 장 소
		기 타 사 항
서울대학교 산학협력단 계약상대자는 붙임의 계약문서에 대하여 위 물품에 대한 구매계약을 체결하고 신의에 따라 성실히 계약상의 의무를 이행할 것을 확약하며, 이 계약의 증거로서 계약서를 작성하여 당사자가 기명날인한 후 각각 1통씩 보관한다. 붙임서류 : 1. 물품구매계약일반조건 및 특수조건 1부 2. 규격 및 내용서 1부 4. 산출내역서 1부 20 . . .
계약담당공무원 서울대학교 산학협력단 주 소 : 서울시 관악구 낙성대동 산4-2 계 약 관 : 서 진 호 (인)					계약상대자 상 호 : 주 소 : 대표자 : (인)
	물 품 내 역 서
	품 명		규 격	단위		수량		단가		금액

〈별지 제7호〉

검  수  조  서

(단위 : 천원)

물품목록번호	품 명	규 격	수량	금액	설치장소	납품일	비고 (담당자/ 전화번호)
상기 물품을 정히 수령 및 설치하여 사용한 결과 이상이 없음을 확인함 년 월 일 입회자 소속 직 성명 (인)

상기 물품을  20    .     .        검수완료 하였음을 확인합니다.

서울대학교 산학협력단 중앙물품검수관                (인)